Kostenaufstellung eines Private Dinings

Ein unvergessliches Private Dining zu planen – das ist unsere Mission! Wir wissen, dass es einiges zu bedenken gibt, vor allem, wenn es ums liebe Geld geht. Damit du nicht mehr ausgibst, als geplant, haben wir für dich eine Liste der Kostenpunkte zusammengestellt. So bleibt dein Budget sicher im grünen Bereich.

Plane mit Durchblick: Dein Private Dining

• Budget im Griff: Wir zeigen dir, was auf dich zukommt, damit du den Durchblick behältst.
• Kluge Entscheidungen treffen: Mit unseren Infos entscheidest du weise – und sparst dabei eventuell sogar!
• Keine Überraschungen: Keine versteckten Kosten, kein Schnickschnack – nur was du wirklich brauchst.

Bereit für den Start? 🚀 Lasst uns gemeinsam deine Traumfeier Wirklichkeit werden lassen!

TL;DR

• du planst ein Event für 12 Leute mit einem 4 Gänge Menü
• die Feier wird in deinem eigenen Haus stattfinden
• Getränke werden für das Catering mitgebucht (keine harten (teuren) Sachen)

Dir wird in Rechnung gestellt:

• das 4 Gänge Menü inklusive dem Getränkecatering
• eine Servicegebühr
• Extras wie etwa Schmuck, audiovisuelle Technik, etc

Die Rechnung:

Bitte beachte, dass dies ein sehr vereinfachtes Beispiel ist, welches nur die Basics einer Private Dining Rechnungsaufstellung darstellt.

Nichtsdestotrotz ist es eine solide Referenz, vor allem für die Anwendung für Caterings für deine private Mansion. Eine detaillierte Aufstellung der Kostenfaktoren folgt im weiteren Teil.

Die Gäste und ihre Bedürfnisse – der größte Kostenfaktor

Die Anzahl der Gäste bestimmt maßgeblich die Kosten deines Events. Diese Zahl ist entscheidend für den Großteil der variablen Kosten, wie zum Beispiel für Speisen und Getränke.

Wenn du weißt, wie viele Personen kommen, lässt sich dementsprechend das Menü planen und das Getränkeangebot zusammenstellen. Auch die Organisation der Sitzgelegenheiten richtet sich danach.

Nehmen wir als Beispiel Shawn’s Party: Insgesamt sind es 12 Leute, natürlich ihn eingeschlossen. Zwei davon sind Kinder, die auf seiner Geburtstagsfeier dabei sind. Das Ganze findet in seiner weitläufigen Villa statt.

Im folgenden halten wir also fest:

Planung ist alles. Denk an die Sonderwünsche deiner Gäste – von Vegan bis Glutenfrei. Und ob Live-Band oder stille Post: Das Arrangement bestimmt, wer wo sitzt und swingt.

Tipp: Die Aufmerksamkeit für Details schafft eine Atmosphäre, in der sich deine Gäste rundum wohl fühlen.

Für die weitere Kalkulation werden wir immer wieder den Bezug auf die Gästeanzahl von 12 Personen nehmen.

Catering Optionen und individuelle Preisgestaltung

Die Auswahl des Caterings ist ein wichtiger Schritt bei der Eventplanung und richtet sich nach der Gästeanzahl.

Es gibt verschiedene Catering-Arten, die von einem festlichen Menü bis zu einem lockeren Buffet reichen und das Erlebnis deiner Gäste maßgeblich prägen.

• Gesetztes Menü: Ausdruck von Eleganz mit einem vordefinierten Menüverlauf.
• Büfettstation: Vielfältige Gerichte zum selbst Entdecken und Genießen.
• Show Cooking: Live-Zubereitung, die Unterhaltung und Genuss verbindet.
• Flying Büfett: Kreative Präsentation, die für Bewegung und Interaktion sorgt.
• Family Style: Große Platten mit Speisen in der Mitte des Tisches, ideal zum Teilen in einer geselligen Runde.
• Individuelle Serviceoptionen: Perfekt abgestimmt auf deine Wünsche und Vorstellungen.

Je nachdem, welche Form des Caterings du wählst, variieren Zeitaufwand und Kosten.

Generell stehen exquisite und vollständig personalisierbare Speisen zur Auswahl, die sowohl das Budget als auch das kulinarische Erlebnis berücksichtigen. Diese Angebote sind darauf ausgerichtet, nicht nur im finanziellen Rahmen zu liegen, sondern auch ein hohes Maß an kulinarischer Qualität zu bieten.

Wenn wir uns erneut Shawns Feier mit 12 Gästen zuwenden, sehen wir, dass er großen Wert darauf legt, die speziellen Essgewohnheiten und Diätrestriktionen seiner Gäste zu berücksichtigen.

Für das private Dinner entscheidet er sich daher für ein sorgfältig zusammengestelltes 4-Gänge-Menü. Shawn berücksichtigt auch kinderfreundliche Speisen im Menü, um den jüngsten Gästen gerecht zu werden.

Kostenübersicht der Getränkepauschale

Bei der Planung deiner Veranstaltung ist die Getränkeauswahl entscheidend – sie trägt maßgeblich zur Atmosphäre bei und hat großen Einfluss auf das Budget.

Oftmals kümmert sich der Host selbst um die Getränke, um das Budget zu schonen. Die Auswahl ist dabei sehr subjektiv gestaltet. Ob für die gemütliche kleine Runde oder die rauschende Party, ein Minimum am Drink-Mix, um jederzeit das passende *Cheers!* zu ermöglichen.

Es gibt Anlässe, bei denen sich der Einsatz einer professionellen, mobilen Bar empfiehlt, insbesondere wenn das Event draußen im eigenen Hof oder Garten stattfindet.

Die Gäste profitieren von der Möglichkeit, ihre Drinks direkt bei einem externen Barkeeper zu bestellen, der eine Auswahl an Softdrinks, Longdrinks und Cocktails frisch zubereitet.

Bezüglich des Budgets kann man die Bar flexibel aufbauen un das Angebot von einfachen Bieren und Weinen bis hin zu exklusivem Champagner und speziellen Cocktails zu skalieren.

Unabhängig von der Entscheidung sollte jedoch beachtet werden, dass eine größere Getränkeauswahl die Kosten in die Höhe treiben kann. Es gilt also abzuwägen, ob eine umfangreiche Auswahl wirklich notwendig ist, vor allem wenn man auch den benötigten Platz dafür bedenkt.

Nichtsdestotrotz zählen Klassiker wie Gin, Wodka, Whiskey, Tequila und Rum zum unverzichtbaren Grundangebot jeder Getränkekarte.

Im folgenden nochmal die Standardpauschalen / -pakete:

Unser Boi Shawn entscheidet sich für das Standardpaket und rechnet mit folgendem:

Auswahl des Veranstaltungsorts – Privatresidenz oder externe Location

Die Suche nach den idealen Räumlichkeiten für dein privates Dinner gleicht der Suche nach der perfekten Zutat für ein exquisites Gericht – sie ist entscheidend für das Gesamterlebnis.

Es gilt nicht einfach nur, einen passenden Preis zu finden; Faktoren wie die Lage, Größe und Ausstattung der Räumlichkeiten sind ausschlaggebend und können den Charakter deines Events maßgeblich prägen. Bedenke dabei stets, dass die Kosten für eine Location je nach Jahreszeit und allgemeiner Nachfrage variieren können.

• Lage und Zugänglichkeit: Achte auf die Lage der Location, insbesondere auf eine gute Verkehrsanbindung und genügend Parkmöglichkeiten. Die Zugänglichkeit ist entscheidend, damit alle Gäste problemlos ankommen können.
• Infrastruktur: Stelle sicher, dass ausreichend Parkplätze vorhanden sind, um eine stressfreie Anreise für deine Gäste zu gewährleisten.
• Größe: Wähle einen Raum, der allen Gästen bequem Platz bietet, aber gleichzeitig nicht zu groß ist, um eine gemütliche Atmosphäre zu erhalten.
• Ausstattung: Überprüfe, ob die Location die gewünschten Annehmlichkeiten wie technisches Equipment, eine Küche oder passendes Mobiliar bietet.
• Kosten: Definiere ein klares Budget für die Location und achte darauf, dass zusätzliche Dienstleistungen wie Dekoration oder besonderes Equipment zu extra Kosten führen können.
• Anzahl der Gäste: Berücksichtige, dass die Größe deiner Gästeliste oft einen entscheidenden Faktor bei der Auswahl des Veranstaltungsortes darstellt.
• Art der Veranstaltung: Bedenke, dass die Art deines Events, ob formell, lässig oder themenbasiert, die Wahl der passenden Location beeinflusst.
• Verfügbarkeit: Überprüfe, ob deine präferierten Termine für die Location noch frei sind und sei dir bewusst, dass beliebte Termine schnell vergriffen sein können.

Viele externe Locations verlangen einen Mindestumsatz, welche von den Kunden getragen werden muss. Wenn der vereinbarte Mindestumsatz bei der Veranstaltung nicht erreicht wird, kann es sein, dass du als Kunde die Differenz zum vereinbarten Betrag nachzahlen musst.

Einen übersichtlichen Beitrag zur Auswahl zwischen einer Privatresidenz oder externen Location findest du in diesem Beitrag.

In der Regel profitierst du als Kunde bei der Wahl einer externen Location von einem höheren Grad an Professionalität und einem Service, der den Komfort und die Lebensqualität spürbar verbessert inklusive der Aufräumarbeiten.

In unserem Beispiel veranstaltet Shawn sein privates Dinner in seinem eigenen Zuhause. Dieses bietet ausreichend Platz für seine Gäste, was bedeutet, dass die Mietkosten für einen Veranstaltungsort für ihn entfallen und seine Raumkosten somit 0 € betragen.

Servicepersonal

Wenn du die Ausstattung deines Events erfolgreich ausgewählt hast, kommt im nächsten Schritt nun die Betreuung vor Ort.

Soll es lässig mit Self-Service ablaufen oder auf geschultes Servicepersonal, das für das Extra an Wohlbefinden sorgt, gesetzt werden?

Diese Wahl prägt nicht nur das Erlebnis deiner Gäste, sondern beeinflusst auch das Budget.

Wie bereits oben beschrieben gibt es verschiedene Servierstile mit unterschiedlich hohem Aufwand:

Darüber hinaus hat das Servicepersonal unter anderem die Aufgabe, Gäste zu begrüßen, Bestellungen aufzunehmen, Speisen und Getränke zu servieren, Tische zu reinigen und sicherzustellen, dass sich die Gäste wohl fühlen.

Ein nahtloses Erlebnis für dein Dinner-Event – dafür empfehlen wir, mindestens zwei geschulte Servicekräfte einzuplanen. So garantierst du, dass alles reibungslos abläuft und sich deine Gäste rundum betreut fühlen. Zusätzlich kann ein Assistent, der mit der Event-Dynamik vertraut ist, ungemein hilfreich sein, um sicherzustellen, dass jeder Moment deines Dinners perfekt orchestriert ist.

Natürlich kannst du bei deinem Dinner auch selbst mit anpacken oder deine Gäste bitten, dem Catering-Team zu assistieren, falls du dich für eine lockere, familiäre Atmosphäre entscheidest.

In solch einem entspannten Rahmen ist es möglich, dass eine einzige Servicekraft genügt. Verschiedene Servierstile, wie wir bereits in einer vorherigen Übersicht gesehen haben, kommen mit einem geringen Betreuungsaufwand aus und lassen sich durchaus von nur einer Person managen.

Denke jedoch daran, dass diese Option möglicherweise nicht das Gefühl von gehobener Exklusivität vermittelt, das manche bei privaten Dinner-Events suchen.

Im besten Fall übernimmt die Servicekraft mehrere für das Private Dining relevante Aufgaben wie:

• allgemeiner Service
• Bartending
• Eventkoordination
• Logistik

Zusätzliche Dienstleistungen

Zusätzliche Extras können das Gesamterlebnis deines privaten Dinners spürbar aufwerten. Dazu zählen dekorative Elemente, audiovisuelle Technik oder spezielle Beleuchtungskonzepte.

Die Kosten für diese Extras sind abhängig von der Art deines Events sowie von den spezifisch nachgefragten Annehmlichkeiten.

Beachte, dass auch Dinge wie Tischgeschirr und weitere Ausstattung für die Präsentation des Essens berechnet werden können. Manche Veranstaltungsorte und Caterer berechnen gewisse Annehmlichkeiten bereits im Grundpreis, während andere sie als optionale Upgrades oder zusätzliche Leistungen anbieten.

Beispiel Shawn:

Shawn bevorzugt es, für seine Feier zusätzliches Geschirr und Gläser zu leihen, um sich den Aufwand der Reinigung zu sparen. Somit ist für ein rundum sorgloses Fest gesorgt und die anschließende Reinigung entfällt. Weitere Ausstattungen bringt Shawn selbst ein, wodurch keine weiteren Mietkosten für Equipment anfallen.

Gesamtsumme

Sobald du alle nötigen Informationen gesammelt hast, ist es an der Zeit, die Gesamtkosten deines Private-Dining-Events zu schätzen. Addiere alle zuvor besprochenen Ausgaben, einschließlich der Miete für die Location, Catering, Getränke, zusätzliche Annehmlichkeiten sowie das Servicepersonal.

Für Shawns Geburtstagsparty kalkulieren wir eine Gesamtsumme von 2.286 €. Die Gesamtkosten können je nach Anzahl der eingeladenen Gäste stark variieren. Obwohl die anfängliche Summe hoch erscheinen mag, würde sie auch dann nicht signifikant steigen, wenn Shawn 20 oder mehr Personen einladen würde.

Beachte, dass die Gesamtkosten eines Events oft Positionen enthalten, die relativ unveränderlich sind, unabhängig davon, wie viele Gäste teilnehmen. Zu solchen, oft übersehenen, fixen Ausgaben zählen:

• Lieferkosten: Viele Catering-Services berechnen eine Grundgebühr für die Anlieferung von Speisen und Equipment. Diese Kosten fallen in der Regel an, unabhängig davon, ob du nun für 10 oder für 50 Personen bestellst. Die Distanz zwischen Lieferort und Veranstaltungsort kann jedoch die Höhe der Lieferkosten beeinflussen.
• Mietkosten für Geschirr und Besteck: Oftmals wird Geschirr und Besteck pauschal vermietet, das heißt, du bezahlst einen Festpreis für das Komplettpaket und nicht pro Stück. Obwohl die Kosten pro Person mit steigender Gästeanzahl sinken können, bleibt der Grundbetrag meist bestehen.

Diese Kosten sind meistens fix, da sie auf Verträgen und Tarifen basieren, die von dritten Dienstleistern festgelegt werden, und nicht direkt vom Umfang deiner Party abhängig sind.

Lass dich vom Budget nicht entmutigen – oft ist es die Leidenschaft und Kreativität, die ein Event unvergesslich machen, und nicht das teuerste Menü oder die extravaganteste Location.

Shawn’s Geburtstagsfeier dient als anschauliches Beispiel dafür, wie auch mit einem festgelegten Budget ein gelungenes Event realisiert werden kann, das die individuellen Vorstellungen des Gastgebers präzise widerspiegelt.

Du übernimmst als Organisator die Schlüsselrolle, um ein Event zu kreieren, das sowohl durchdacht als auch einprägsam ist.

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